Технічне завдання на проведення фінансового аудиту діяльності Громадської організації «Докудейз» у 2019 році.

I. Вступ.

Громадська організація «Докудейз» (далі – «Організація») для підвищення якості контролю, здійснення системного аналізу, моніторингу та оцінки своєї діяльності оголошує тендер на проведення зовнішньої незалежної фінансової аудиторської перевірки діяльності організації за період з 01/01/2019 по 31/12/2019 (надалі аудит). Аудит має проводитись відповідно до міжнародних стандартів аудиту, виданих Радою з питань міжнародних стандартів аудиту та гарантування достовірності (IAASB, the International Auditing and Assurances Standards Board). Аудит буде проведений за підтримки Шведської агенції з міжнародного розвитку та співпраці (далі – SIDA). Посольство Швеції в Україні (надалі – Посольство) уповноважене представляти SIDA в Україні.

Аудит повинен проводитись зовнішнім, незалежним і кваліфікованим аудитором (Certified Public Accountant/Authorised Public Accountant або еквівалентні сертифікати).

ІІ. Цілі, завдання аудиту.

2.1. Цілі та завдання аудиту:

• Перевірка фінансових звітів загального призначення, які складаються зі звіту про фінансовий стан (баланс), звіту про фінансові результати та звіту про рух грошових коштів за 2019 рік, та які підготовлені відповідно до національних стандартів бухгалтерського обліку, і висловлення думки аудитора щодо того, чи фінансові звіти загального призначення відображають достовірну в усіх матеріальних аспектах фінансову ситуацію Організації станом на 31 грудня 2019 року і її зміну стосовно чистих активів у році, який закінчився, а також чи звіти складені у відповідності до норм українського законодавства та правил ведення бухгалтерського обліку. Фінансова звітність загального призначення має включати примітки до фінансової звітності.

Беручи до уваги вищезазначене, підсумувати результати перевірки внутрішнього контролю Організації, а також оцінити ризики у сфері контролю та визначити суттєві недоліки, у тому числі істотні слабкі сторони, у межах процедур аудиту, необхідних для висловлення аудиторської думки щодо фінансової звітності.

Вказати, які заходи були вжиті за результатами попереднього аудиту, та чи такі заходи були адекватними для усунення виявлених недоліків. Навести склад правління та наглядової ради Організації (зазначити ім’я, прізвище).

Провести оцінку для отримання достатнього розуміння контролю внутрішньої структури управління Організації. Провести оцінку управління ризиками, у тому числі оцінити матеріальні внутрішні слабкості структури управління.

Оцінити дотримання організацією національного податкового законодавства та підзаконних нормативних актів. Провести огляд «Податкового звіту про використання коштів неприбутковими установами та організаціями» на предмет правильності і повноти його складання, своєчасності подання до органів податкової служби, достовірності даних, наведених у звіті.

• Перевірка фінансового звіту і висловлення думки аудитора щодо того, чи звіт про надходження та використання грошових коштів за період 01 січня до 31 грудня 2019 року складений відповідно до затвердженого бюджету та вимог згідно з угодою № 12086, підписаною між Організацією і Посольством 10 грудня 2018 року, беручи до уваги усі зміни та доповненням до угоди. У звіті має бути зазначена така інформація: сума згідно бюджету на 2019 рік (UAH), сума витрат у 2019 році (UAH), баланс коштів станом на 31.12.2019 (UAH). У звіті окремо необхідно зазначити баланс станом на 31.12.2018 (USD та UAH), суму надходжень у 2019 році (USD та UAH), суму витрат та баланс станом на 31.12.2019 (USD та UAH).

Беручи до уваги вищезазначене, підсумувати результати перевірки внутрішнього контролю Організації, а також оцінити ризики у сфері контролю та визначити суттєві недоліки, у тому числі істотні слабкі сторони, у межах процедур аудиту, необхідних для висловлення аудиторської думки щодо фінансової звітності.

Перевірити п’ять найбільших за обсягом закупівель у 2019 році.

Перевірити, чи угоди з приватними підприємцями та / або їхні додатки включають детальний опис завдання (тематика, обсяг робіт / послуг, вартість за годину тощо) із зазначенням джерела фінансування та чи додається чітке визначення завдання (тематика, обсяг робіт / послуг, вартість за годину) до кожного акту виконаних робіт / наданих послуг.

Перевірити, чи цивільно-правові угоди з фізичними особами та / або їхні додатки включають детальний опис завдання (тематика, обсяг робіт / послуг, вартість робіт / послуг за годину тощо) із зазначенням джерела фінансування.

Оцінити дотримання організацією національного податкового законодавства. Вказати, які заходи були вжиті за результатами попереднього аудиту, та чи такі заходи були адекватними для усунення виявлених недоліків.

• Надати інформацію у формі звітності спеціального призначення відповідно до міжнародного стандарту завдань з огляду (ISRE 2400). Звітність спеціального призначення за 2019 рік має бути підготовлена за касовим методом.

Звітність спеціального призначення має містити таку інформацію (валюта: гривня):

- Звіт про рух грошових коштів донорів за проектами, які Організація реалізовувала впродовж 2019 року (баланс на початок періоду, надходження коштів, витрати, баланс на кінець періоду).

- Примітки до звіту про рух грошових коштів донорів за проектами (див. Додаток 1). Примітки повинні включати інформацію стосовно нижчеперерахованих категорій витрат усієї організації у розрізі джерел фінансування з розбивкою щомісячно за період з 1 січня до 31 грудня 2019 року:

o Трудовий договір (штатні співробітники): згідно посадових обов’язків, зазначити прізвище, ім'я, посаду, зайнятість (100% чи інше).

o Нетрудові договори:

 Фізичні особи за цивільно-правовими угодами: прізвище, ім'я, вид робіт / послуг, що надавались.

 Фізичні особи, зареєстровані як суб’єкти підприємницької діяльності (приватні підприємці): прізвище, ім'я, вид робіт / послуг / товар, що надавались.

 Договори інтелектуальної власності: прізвище, ім'я / назва організації, вид робіт / послуг / товар.

 Юридичні особи: назва організації, вид робіт /послуг / товар.

 Інші.

ІІІ. Вимоги до аудиторів.

3.1. Підрядником для проведення аудиту може бути особа, що відповідає таким критеріям:

• Аудиторська компанія (аудитор), внесена в реєстр аудиторських фірм та аудиторів, які мають право надавати аудиторські послуги.

• Аудитор, який буде проводити аудиторську перевірку (фізична особа–підприємець чи співробітник компанії) повинен мати свідоцтво аудитора (серія А), видане Аудиторською палатою України.

• Аудитор, який буде проводити аудиторську перевірку (фізична особа–підприємець чи співробітник компанії) повинен мати досвід співпраці з організаціями неприбуткового сектору.

3.2. Не може бути допущений до проведення аудиту аудитор, який (хоча б одна зі опцій):

• має родинні стосунки з членами органів управління Організації;

• є членом органів управління або членом Організації;

• є працівником Організації;

• є працівником або співвласником підприємств, філії або інших структурних підрозділів Організації;

• двічі чи більше разів підряд проводив фінансовий аудит діяльності Організації.

ІV. Порядок проведення аудиту.

4.1. Аудитор самостійно розробляє, планує та виконує усі необхідні аудиторські процедури, керуючись власним досвідом та міжнародними стандартами аудиту.

4.2. Організація зобов’язується надати аудитору доступ до усієї інформації та документів, які стосуються діяльності та фінансової звітності організації, та надати усі необхідні роз’яснення, у тому числі у письмовій формі.

4.3. Виконавчий директор та головний бухгалтер Організації несуть персональну відповідальність за надання аудиторам всієї необхідної інформації, бухгалтерських записів і зміни до них, комп’ютерних даних тощо, а також за забезпечення всього необхідного, аби незалежні аудитори змогли закінчити увесь обсяг робіт, встановлений цим технічним завданням.

V. Звіт за результатами аудиту.

За результатами аудиторської перевірки аудитор повинен надати такі звіти:

• Звіт аудитора щодо фінансової звітності загального призначення (2019 рік).

• Звіт аудитора щодо звітності про надходження та використання грошових коштів (Sida) за період 01 січня до 31 грудня 2019 року.

• Звіт аудитора щодо звітності спеціального призначення відповідно до міжнародного стандарту завдань з огляду (ISRE 2400).

• Підсумковий лист управлінському персоналу.

Відповідні звіти повинні містити думку аудитора. Звіти повинні містити результати перевірки, а також запевнення того, що аудит було проведено відповідно до міжнародних стандартів аудиту IAASB і кваліфікованим аудитором.

Перелік результатів не обмежується визначеним переліком робіт, і аудитор може також висвітлити інші питання. Звіт має містити детальну інформацію стосовно методології аудиту та обсягу проведеної перевірки. Аудитор повинен надати рекомендації для виправлення усіх виявлених недоліків. Рекомендації повинні бути подані в порядку пріоритетності.

Звіт має містити підпис та посаду відповідального аудитора, назву аудиторської компанії.

Звіт готується українською та англійською мовами, і подається до організації у двох паперових примірниках (одна копія має бути передана до Посольства Швеції в Україні) і цифрових примірниках у форматі PDF.

VI. Вимоги до участі у тендері.

Для участі у тендері зацікавлені організації мають подати такі документи (надсилаються у паперовому вигляді у захищеному від несанкціонованого розкриття пакеті рекомендованим листом або кур’єрською поштою):

6.1. Лист зацікавленості, в якому зазначені назва організації, адреса, контактна інформація (телефон, факс, e-mail, адреса WEB-сайту), прізвище, ім’я та по-батькові контактної особи. Лист має бути підписаний та пропечатаний печаткою організації;

Лист повинен містити запевнення незалежності; розуміння обсягу робіт, що повинні бути виконані; цілі аудиту; перелік звітних матеріалів за результатами аудиторської перевірки; методологію та підходи аудиту; план роботи для виконання аудиторської перевірки.

6.2. Свідоцтво/виписку про реєстрацію аудиторської компанії, сертифікат на право займатись аудиторською діяльністю.

6.3. Комерційну пропозицію в гривнях (загальну вартість послуг та вартість послуг погодинно) та контакти відповідальної особи, яка уповноважена відповідати на запитання щодо тендерної пропозиції.

6.4. Документи, які підтверджують досвід роботи аудиторської компанії з неприбутковими організаціями, досвід аудитів у відповідності до Технічного завдання (включаючи копії сертифікатів, які підтверджують кваліфікацію аудиторів).

VIІ. Критерії оцінки тендерних пропозицій.

Заявки, які не відповідають вимогам, зазначеним у технічному завданні (VI. Вимоги до участі у тендері), не розглядатимуться.

7.1. Тендерні заявки будуть оцінюватись за такою системою критеріїв:

Критерій 1 «Вартість послуг» - максимум 30 балів.

Критерій 2 «Досвід у сфері аудиторських послуг» - максимум 35 балів: Досвід роботи в галузі аудиту від 5 років – 20 балів. Наявність досвіду фінансової перевірки діяльності неприбуткових організацій – 15 балів.

Критерій 3 «Кваліфікація аудиторів» - максимум 35 балів.

7.2. Розрахунок балів за кожним критерієм буде відбуватись на основі таких коефіцієнтів:

Таким чином, якщо максимальна кількість балів за певним критерієм становить 20, то ”Добре” означатиме 0.8 x 20 = 16 балів.

VIІІ. Строки.

8.1. Подання тендерних заявок за цим технічним завданням – до 17:00 15 листопада 2019 року.

8.2. Відкриття тендерних заявок та засідання Тендерної комісії – 18 листопада 2019 року.

8.3. Передача протоколу засідання Тендерної комісії на затвердження Правлінню Організації – 20 листопада 2019 року.

8.4. Передача рішення про обрання підрядника, підтвердженого Правлінням Організації для затвердження Посольством Швеції в Україні – 22 листопада 2019 року.

8.5. Оголошення остаточного рішення про обрання підрядника на сайті http://docudays.ua/tender/ – 26 листопада 2019 року.

8.6. Попередня дата початку проведення аудиту – 27 січня 2020 року (дата може уточнюватись).

8.7. Попередня дата надання звіту – не пізніше 13 лютого 2020 року.

Контактна особа:

Денис Костюнін

фінансовий директор ГО «Докудейз»

[email protected]

З будь-якими питаннями щодо технічного завдання та участі у тендері можна звертатись у письмовій формі до 17:00 15 листопада 2019 року. Запитання щодо технічного завдання та відповіді на них будуть опубліковані на сайті Організації у розділі ТЕНДЕРИ.